ALGEMENE VERORDERING GEGEVENSBESCHERMING  (AVG)

Dat deze privacywet op 25 mei 2018 is ingegaan zal niemand zijn ontgaan. De TV Heino hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden

Privacyverklaring TV Heino

Tennisvereniging Heino (hierna verder te noemen: “TV Heino”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

TV Heino houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door de tennisvereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de vereniging en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht; t.w. de mogelijkheid bieden tot het beoefenen v.d. tennissport in verenigingsverband.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TV Heino de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voorletter(s);
• Roepnaam;
• Geslacht;
• Achternaam;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• IBAN-nummer;
• Tenaamstelling IBAN-nummer;
• (pas/profiel) foto t.b.v. KNLTB-tennispas

De persoonsgegevens worden beheerd door de ledenadministrateur en zijn alleen door het bestuur van TV Heino in te zien. De verschillende commissies bij TV Heino zoals kantine-, park- en schoonmaakcommissie kunnen uw gegevens (roepnaam, achternaam, telefoonnummer en e-mailadres) gebruiken om de verschillende diensten t.b.v. COA in te vullen. Deze gegevens incl. diensten kunnen door alle leden van TV Heino worden ingezien.

Uw persoonsgegevens worden door de tennisvereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Bij opzegging van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens na 2 jaar vernietigd;
• behoudens de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor relevante zaken.

Verwerking van persoonsgegevens bij versturen van nieuwsbrieven.

Persoonsgegevens worden door TV Heino verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht; t.w. het bieden van de mogelijkheid tot het beoefenen van de tennissport in verenigingsverband.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TV Heino de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door TV Heino opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij maken gebruik van een derde partij voor:

• KNLTB Club: Online ledenadministratie, het verzorgen van het lidmaatschap bij de KNLTB en het verstrekken van de KNLTB-tennispassen
• KNLTB ClubApp: versterken van de binding met de leden en het vergroten van de betrokkenheid bij de club. O.a. ledenlijst inzichtelijk*, bardienstenplanner, vinden van tennismaatjes, clubagenda inzien en het afhangen van tennisbanen
• Collect: Contributiebeheer en facturatie middels incasso en/of iDeal
• Tennistrainer Erwin Mekers

* Elk lid kan zelf instellen of ze hun e-mail of telefoonnummer zichtbaar tonen op hun profiel. Ook kunnen leden zich hier overigens van ‘afmelden’, zodat ze niet gevonden worden als ze dat niet willen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

TV Heino bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens TV Heino van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Wij maken gebruik van de diensten en/of applicaties van de KNLTB. Gegevens die gebruikt worden voor deze diensten en/of applicaties worden in de Cloud bewaard. Voor de privacyverklaring van de KNLTB zie https://www.knltb.club/privacy/
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het bestuur van TV Heino op nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met het bestuur van TV Heino! https://www.tvheino.nl/index.php/vereniging/bestuur.